Je vraagt je af wat er allemaal in stagecontracten staat. Bij Squire werken we voortdurend met stagiaires van verschillende scholen. We hebben de stagecontracten met elkaar vergeleken en zo een overzicht van alle onderdelen van een stagecontract en één alomvattende template gemaakt!
Van onbetaalde stages tot veiligheid op de werkplek, er zijn veel juridische zaken waar jij als stagegever bewust van moet zijn. Dit om ervoor te zorgen dat je bedrijf geen risico loopt op wettelijke aansprakelijkheid of andere vervelende situaties. Daarom delen we in deze blog alles wat je moet weten over stagecontracten, zodat je een succesvol en wettelijk conform stageprogramma kunt opzetten. Laten we meteen beginnen met alle onderdelen van stagecontracten!
Maar eerst: Het is belangrijk om te weten dat een arbeidsovereenkomst en stageovereenkomst niet hetzelfde zijn. Een stageovereenkomst is een contract tussen de stagiair en het bedrijf waarbij de stage loopt. Dit document beschrijft de rechten en verplichtingen als stagiair, evenals de verwachtingen van het bedrijf en de stagebegeleider. Om te beginnen geven we al mee dat dat studentstagiairs momenteel geen stagevergoeding mogen ontvangen in België. Dat mag in Nederland wel. Daarom is het deel over stagevergoedingen momenteel enkel relevant voor Nederlandse stagegevers.
Onderdelen van een stagecontract
1. Gegevens van de school, de stagedocent, het stagebedrijf, de stagebegeleider en de stagiair.
Het eerste onderdeel van een stagecontract zijn persoonsgegevens. Die gegevens bestaan uit naam en adres van de school, voornamen, achternamen, rijksregister-/BSN-nummer, telefoonnummer, e-mailadressen, etc.
2. Werkzaamheden en/of takenpakket
Het tweede onderdeel van stagecontracten zijn vaak werkzaamheden of/en takenpakketten. Die werkzaamheden houden de algemene richting van de stage in. Waar zal de stagiair zich in grote lijnen mee bezig houden? En kan nog specifieker worden door een takenpakket te voorzien? Probeer ook meteen na te denken over concrete opdracht beschrijvingen.
3. Verantwoordelijkheden
Bij de eerder genoemde werkzaamheden en takenpakketten horen natuurlijk verantwoordelijkheden. Daarom is het volgende onderdeel in het stagecontract welke verantwoordelijkheden de stagiair krijgt en wat de maatregelen zullen zijn als er niet correct naar wordt gehandeld.
4. Gezagsverhouding
Bovendien is er bij een stage is er een gezagsverhouding tussen stagiair en bedrijf. Die verhouding gaat bijvoorbeeld over werktijden, ziekteregels en deadline-naleving. Zowel het bedrijf als de stagiair moeten de regels voor arbeidsomstandigheden en -tijden naleven. Bij minderjarige stagiairs zijn er nog andere aandachtspunten. CAO-regels voor arbeidstijden gelden niet altijd voor stagiairs als het anders in het stagecontract is opgenomen.
5. Werktijden en stageperiode
Ook werktijden en de stageperiode zijn onderdelen van het stagecontract. Bij een stage is de werktijd afhankelijk van de afspraken met het stagebedrijf. Zo kan de stageduur variëren van weken tot maanden. Het aantal uren dat de stagiair per week stage loopt, verschilt per bedrijf. Vaak werkt de stagiair fulltime mee in het bedrijf. Sommige stages zijn parttime. Het is belangrijk om de afgesproken werktijden te respecteren.
6. Geheimhoudingsplicht
Veel bedrijven willen voorkomen dat vertrouwelijke gegevens (van klanten) tijdens of na de stage worden gedeeld met bijvoorbeeld concurrenten. Hierdoor kan het zijn dat een onderdeel van het stagecontract gaat over geheimhoudingsplicht. Dit betekent dat er een extra geheimhoudingscontract ondertekend wordt waarin afgesproken dat alle vertrouwelijke informatie niet verder verspreid mag worden. Maar dit kan ook een extra puntje zijn in het stagecontract zelf. Het stagecontract kan tevens benadrukken dat de stagiair tijdens de stage of na afloop niet direct vergelijkbaar werk voor zichzelf of een ander bedrijf mag verrichten. Het is daarnaast verstandig om vooraf afspraken te maken over welke informatie wel of niet in het stageverslag mag worden opgenomen.
7. Ziekte en vakantie
Het volgende onderdeel gaat over ziekte en vakantie. Een stagegever is namelijk verplicht om de wetgeving over jaarlijkse vakantie na te leven tegenover de stagiair. Dit houdt in dat de stagiair recht heeft op jaarlijkse vakantie naargelang de prestaties die hij/zij het voorgaande jaar heeft geleverd.
Indien de stagiair tijdens een bepaald jaar wettelijk geen of slechts gedeeltelijk recht heeft op vakantie, moet de stagegever een niet-betaalde vakantie geven die opgenomen moet worden als wettelijke vakantie. De totale duur van de betaalde en niet-betaalde vakantie bedraagt minimaal 24 dagen gedurende de twaalf maanden van de stageovereenkomst in het lopende kalenderjaar.
Bovendien moet de stagegever de stagiair met een voltijdse stageovereenkomst één niet-betaalde vakantiedag geven per volledige kalendermaand. Deze vakantiedagen kunnen niet worden overgedragen naar een andere onderneming of naar het volgende kalenderjaar.
8. Stagevergoeding (enkel in Nederland)
En dan het onderdeel van het stagecontract dat de aandacht trekt: Stagevergoeding. Belangrijk om te weten is dat het verboden is om in België stagevergoeding te geven aan leerling-stagiairs. Dit komt omdat, in tegenstelling tot Nederland, de Belgische overheid de stage ziet als een leerervaring en niet als manier om geld te verdienen. Maar vrijwillige (= niet-leerling) stagiairs mogen wel een stagevergoeding krijgen. Deze alinea is dus enkel relevant als je stage geeft aan een werkstagiair, of leerling-stagiair in Nederland. Hieronder een overzicht van de gemiddelde stagevergoedingen per Nederlandse studie categorie:
- Mbo-stages:
De gemiddelde stagevergoeding voor een fulltime stage is 227 euro per maand.
- Hbo-stages:
Tijdens het tweede en derde jaar van een hbo-opleiding ligt de gemiddelde stagevergoeding tussen de 136 en 227 euro per maand. Voor een vierdejaars stage krijgen hbo-studenten tussen de 227 en 363 euro per maand.
- Wo-stages:
Wo-studenten krijgen gemiddeld tussen de 227 en 454 euro per maand tijdens een stage.
- Belasting en stagevergoeding:
Bij elk bedrijf moet je een loonbelastingverklaring invullen, waarop je kunt aangeven of je loonheffingskorting wil toepassen. Je kunt loonheffingskorting echter maar bij één bedrijf tegelijk toepassen, dus bereken van tevoren bij welk bedrijf het je het meest zal opleveren als je ook een bijbaan hebt.
9. Extralegale voordelen
Stagevergoedingen in België zijn dus verboden voor leerling-stagiairs. Maar dat betekent niet dat de stagegever op geen enkele andere manier kan vergoeden. Dit mag namelijk wel in de vorm van extralegale voordelen. Extralegale voordelen worden ook opgenomen in het stagecontract. Voorbeelden zijn:
- Ecocheques
- Maaltijdcheques
- Extra vakantiedagen
- Vergoeding voor feestdagen
- Bedrijfswagen met tankkaart
- Mogelijkheid tot thuiswerken
- Extra trainingen en certificaten
- Vergoeding voor woon-werkverkeer
- Onkostenvergoeding voor overwerk
- Laptop en/of mobiele telefoon van werk
- Abonnement voor het openbaar vervoer
- Vergoeding voor werken in het weekend
- Hospitalisatieverzekering en groepsverzekering
- Internetabonnement voor thuis (voordeel bij thuiswerken)
10. Wijze van uitbetaling (enkel in Nederland)
Deze alinea is enkel relevant voor stagegevers die stage geven aan werk-stagiairs in België, of alle vormen van stages in Nederland.
Het stagebedrijf moet loonheffing en premie inhouden om het netto bedrag uit te betalen. Zo is er beperkt loon in natura toegestaan, zoals een onkostenvergoeding, zonder fiscale gevolgen. De wet beschrijft hoe dit moet gebeuren. Bekijk die wetten dus goed. De datum van uitbetaling moet worden vastgelegd in het stagecontract of via de CAO van het bedrijf.
11. Verzekeringen
Het behoort tot de verantwoordelijkheid van zowel de stagegever als de school om de stagiairs goed te verzekeren. Daarom is de school verantwoordelijk om alle studenten te verzekeren voor fysieke ongevallen, burgerlijke aansprakelijkheid en juridische bijstand.
Schade aan eigendommen of apparatuur die aan de stagiair is toevertrouwd, is mogelijk niet gedekt door de schoolverzekering. Daarom is het aanbevolen om de polis van de stagegever voor de stage uit te breiden met een clausule voor ‘toevertrouwde goederen’. Hiervoor is de bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering van het stagebedrijf is doorgaans voldoende.
12. Ontbindende voorwaarden
Verder kan het stagecontract ook een clausule bevatten die voorschrijft dat het contract eindigt na een bepaalde gebeurtenis. Dit is echter in strijd met het ontslagrecht en dus zijn niet alle voorwaarden toegestaan. Een ontbindende voorwaarde die bepaalt dat het stagecontract eindigt wanneer het bedrijf ophoudt te bestaan, is bijvoorbeeld verboden. Wel kan er een bepaling worden opgenomen die het contract beëindigt als het bedrijf de stagiair vast in dienst neemt. Dit heeft als bijgevolg dat de (leer)stage kan worden beëindigd.
13. Privacyverklaring van het stagecontract
Tot slot kan er een privacyverklaring worden opgesteld. Dit om de privacy van zowel het bedrijf, de school als de stagiair wettelijk te beschermen. Onderdelen die doorgaans aan bod komen in een privacyverklaring, zijn:
- Identificatie en contactgegevens van alle partijen
- Welke persoonsgegevens worden verwerkt of/en bijgehouden
- Voor welke doeleinden en met welke rechtsgrond de persoonsgegevens worden verwerkt
- Bewaartermijn van deze gegevens
- Ontvangers en doorgifte van deze gegevens
- Rechten met betrekking tot verwerking van de aan deze partijen verstrekte persoonsgegevens
- Contactgegevens van de verantwoordelijke(n) voor privacyverklaring van alle betrokken partijen (Wie is verantwoordelijk voor het wettelijk inkaderen van de privacyverklaring)
Wil je nog concretere informatie over deze stof? Bekijk dan alle details van het statuut leerling-stagiair.
Ontvang je gratis Stagecontract Template!
Zoals beloofd, kan je hieronder een template vinden van een stagecontract. We hebben dit opgesteld door stagecontracten te verzamelen van verschillende hogescholen om zo één alomvattende template te maken. Op die manier krijg je in een handomdraai een goed beeld van hoe zo’n document er precies uit ziet. Je vindt ‘m terug in je mail (check spam!).
